Posts tagged tip

Als het om het ontdubbelen van gegevens gaat werkt Excel een stuk makkelijker dan OpenOffice.org Calc. Maar als je eenmaal weet wat je aan het doen bent valt het allemaal best mee. In het voorbeeld heb ik een adressenbestand voor een mailing, maar er hoeft maar één brief per postadres verstuurd te worden. Alle duplicaten moeten dus verwijderd worden.

1. Selecteer alle cellen
2. Sorteer de kolom die ontdubbeld moet worden op naam.

   Doe dit met Data > Sort.

3. Klik op de eerste lege cel in de eerste lege kolom. Kolom A1 bevat bijvoorbeeld de straatnaam, B1 de postcode en plaats. Kies dan kolom C1, en geef de volgende formule in:

    =IF(A1=A2;1;0) 

   Deze formule vergelijkt een kolom met de volgende kolom. Als de volgende kolom dezelfde waarde heeft als geeft de formule een 1 aan. Is het adres geen duplicaat, dan verschijnt er een 0.

4. Kopieer de formule over alle cellen.

   Klik op het blokje rechts onder in de selectie en sleep deze naar het einde van het document.

5. Nu gaan we de formules vervangen met hun uitkomsten.

   Selecteer kolom C (dus de kolom met de formule) en druk op Ctrl+C.

6. Druk op Shift+Ctrl+V om de data terug te plakken, maar dan met extra opties.

   Vink alle opties uit, behalve de optie Number. En klik op OK.

7. Sorteer alle data op naam, inclusief het nieuwe veld C.

   Kies Data > Sort.

8. Selecteer nu alle velden in kolom C met de waarde 1, en druk op Delete.

Deze tip komt van een OpenOffice.org Wiki pagina.